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부산교육청기록관



기록관이란

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기록관 설치 근거

  • 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조(기록관)
  • 동법 시행령 제10조(기록관의 설치)
  • 동법 시행규칙 제2조(기록관 설치기준 및 관리기준)

기록관이란?

기록관은 공공기관의 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 대통령이 정하는 공공기관에 설치되는 기록관리 업무수행 부서이다. 이를 위해 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추도록 하고 있으며 기록관 및 특수기록관으로 구분된다(「공공기록물 관리에 관한 법률」제3조 제4호) 기록정보센터로서의 기능 수행을 위해 기록물관리 부서에 설치함을 원칙으로 하며, 공무수행 관련 각종 기록물을 관리하고 기록정보를 신속하게 검색·활용하도록 함으로써 전자정부의 구현 및 행정의 경쟁력 강화에 기여하는 역할을 담당한다.
또한, 해당기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여 기록의 지적·물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을 구축하고 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 평가, 관할 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원, 소속기관의 일반기록관리교육과 같은 핵심적인 업무를 수행한다.

기록물관리란?

기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
(「공공기록물 관리에 관한 법률」제3조 3호)

행정상의 목적을 수행하고 그 조직의 업무 수행 증거를 제공하기 위해 기록을 적법·적절하게 생산·관리하고, 중요한 기록은 안전하게 보존하기 위한 업무절차이며 한 조직에서 기록을 전 생애주기 동안 생산·관리·사용·처분하고 그 기록이 가진 정보를 조직의 업무 지원에 가용할 수 있게 함에 있어, 그 경제성과 효율성을 달성하는 것을 주목적으로 하는 일반 관리업무 분야이다.

기록은 설명책임성(accountability)과 증거성을 갖추어야 의미를 가지므로 정보화시대의 기록관리는 설명책임성과 증거성을 확보함에 있어, 훨씬 복잡하고 전문적인 업무이기 때문에 단순한 문서보관을 기록관리라고 할 수는 없다.

기록관리업무 3단계

기록관리업무 3단계 처리과(생산) 전자기록생산시스템 기록의 생산 기안, 결재, 유통, 등록, 분류, 편철, 공개여부결정, 생산현황보고,이관 2년후 이관 기록관(중간보존)기록관리 시스템 생산현황 접수/보고 기록물 수집/이관 기록관리 기준표 관리 기록물 스캔서고관리 공개 재분류/활용 현용/준현용 기록관리 7년후 이관 영구기록물 관리기관 영구기록 관리 시스템 기록관 기록물 수집 민간/해외기록 수집 기록물 영구보존 기록물 기술보존 매체 수록 공개재분류.활용 기록관리 기준관리

기록관리업무 3단계

  • 처리과(생산) 전자기록 생산시스템
    • 기록의 생산-기안,결재,유통,등록,분류,편철,공개여부 결정,생산현황 보고, 이관
    - 현용/준현용기록관리
  • 2년후 이관
  • 기록관(중간보존) 기록관리 시스템
    • 생산현황 접수/보고 기록물 수집/이관 기록관리 기준표 관리 기록물 스캔서고 관리 기록물 스캔서고관리 공개재분류/활용
    - 현용/준현용기록관리
  • 7년후 이관
  • 영구기록물관리기관 영구기록 관리 시스템
    • 기록관 기록물 수집 민간/해외기록 수집 기록물 영구보존 기록물 기술보존, 매체수록, 공개재분류/활용 기록관리 기준관리
    - 비현용기록관리

기록물 관리 업무절차:3단계

  • 제1단계 : 처리과
    • 처리과에서는 효율적으로 기록을 생산하고 이용하기 위한 목적으로 기록을 관리하며, 현행업무를 수행하는 중에 기록을 관리하는 것을 현행기록관리라고 한다.
    • 현행기록관리에서 중요한 것은 법률과 규정에서 요구하는 기록을 반드시 생산하여야 한다는 것과 기관의 주요업무를 파악할 수 있는 중요기록물을 경제적·효율적으로 생산·관리해야 한다는 것이다.
    • 현행 업무 중에 생산된 기록물을 효율적으로 이용하기 위해서는 기록물을 적절하게 분류 및 편철하여야 하며 쉽게 찾을 수 있어야 한다.
  • 제2단계 : 기록관(전문관리기관)
    • 기록관은 기록물의 보존·관리 및 활동 등 기록물 관리 업무의 전담기구로서 해당 공공기관의 기록물을 수집, 보존 및 활용하고, 영구기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 기록물 이관, 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수 등 기록물 관리업무를 전담한다.
    • 기록관에서는 해당 기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여야 하고, 기록의 지적·물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을 구축하여 기록물 관리에 최선을 다하며, 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 잠정적 평가, 소속기관의 기록관리교육과 같은 핵심적인 업무를 수행한다.
  • 제3단계 : 국가기록원(중앙기록물관리기관)
    • 국가기록원은 책임행정과 투명한 정부정책을 실현하기 위해, 기록물의 생산과 관리에 관한 기본 정책을 결정하고 제도를 확립하며, 증빙기록물과 역사기록물을 항구적으로 보존한다. 또한 보존 영구기록을 정리하여, 목록을 작성하고 열람 활용할 수 있게 준비하여 국민에게 필요한 정보를 제공한다.
    • 그리고 기록관리 기술 및 기법을 연구하고 표준화하여 이를 보급하고, 일선 조직이나 기관에서 영구적으로 보존할 기록을 수집하거나 이관 받아 정리하여 보존하며, 공공기관의 업무수행과 관련하여 생산되고 국가적으로 보존할 가치가 높은 민간보유 기록물을 국가기록물로 지정·관리하여 민간보유 중요기록물의 훼손·멸실 방지와 공적 가치가 있는 기록물을 보존한다.
    • 아울러, 공공기관의 기록물관리 추진실적을 종합평가하여 우수기관 및 유공공무원을 표창하여 기록물관리 제도의 조기정착과 업무종사자들의 관심과 사기를 진작한다.

부산광역시교육청 기록관의 주요기능

  • 부산광역시교육청 및 소속기관의 기록물관리 기본계획 수립 및 시행
  • 부산광역시교육청 및 소속기관의 기록물의 수집·관리
  • 부산광역시교육청 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
  • 소속 교직원 기록물 관리 교육
  • 주요 기록물의 전산화 작업
  • 업무관리시스템 및 기록관리시스템, 기록관홈페이지 관리·운영
  • 기록물평가심의회, 정보공개심의회 구성·운영
  • 보존서고 관리 및 검색·열람 환경 제공
  • 행정자료실 및 쌈지도서관 관리·운영
  • 정보공개접수 창구 운영